第一条  学院应该妥善保管各类档案文件，有效地保守本单位机密；应该维护档案文件材料的完整，防止材料损坏；应该便于档案文件材料的合理查阅和使用。

第二条  学院应该建立和实施科学合理的档案材料归档制度。新形成的档案文件材料应及时归档，其基本程序是：首先对材料进行鉴别，判断是否符合存档要求；其次，按照材料的属性内容，确定其归档的类型和位置；第三，在目录上补充登记材料名称和有关内容；第四，将材料放人档案夹中。

第三条  学院定期对档案文件进行检查核对。检查的内容既包括对档案文件材料本身进行的检查，如查看是否存在霉烂、虫蛀等情况，也包括对档案文件保管环境的检查，如查看库房门窗的完好性、是否存在其他错误等。

第四条  学院档案文件的使用、借阅均要登记，归还档案文件也要求签字、记录。属于保密档案的，借阅前应履行相关手续。

第五条  学院的档案文件由办公室相关工作负责保管，并备齐必要的存档设施；备有必要的防火、防潮器材；任何人不得擅自将档案文件材料带到公共场所。

第六条  学院档案管理工作人员应定期对档案文件的数量、收集的补充资料、整理情况、利用情况和存储情况等进行统计、整理和分析。

第七条  学院档案管理工作人员应定期对档案文件和档案文件管理环境进行清洁卫生打扫，以保持档案文件管理环境和档案文件本身的整洁、卫生。

第八条  学院档案管理工作人员应为相关工作人员提供热情周到的服务。

第九条  档案文件管理方面的未尽事宜由学院办公室依据学校相关规定进行办理或解释。